TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. Objetivo:

Las políticas de protección de datos personales de IMBOCAR S.A.S., tienen como objetivo principal dar cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y a los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014, como a las demás normas que las modifiquen, adicionen o reglamenten; en este orden de ideas, la presente política se desarrollará bajo la siguiente premisa:

“LA INFORMACIÓN Y LOS DATOS PERSONALES ES UNO DE LOS ACTIVOS MÁSVALIOSOS DE IMBOCAR”.

El presente documento plantea las pautas y procedimientos a llevar a cabo para una adecuada protección de datos personales en los distintos procesos y en general en desarrollo del modelo de negocio de la organización.

2. Transversalidad:

Las políticas de protección de datos personales de IMBOCAR S.A.S., cubren todos los aspectos administrativos, organizacionales, culturales, comerciales y de control que deben ser cumplidos por la gerencia, empleados, contratistas, accionistas, proveedores y terceros que laboren o tengan relación directa con la organización.

“Esta política será utilizada en la recolección, almacenamiento, uso, trasferencia y trasmisión de los datos personales obtenidos de empleados, contratistas, accionistas, proveedores y terceros que laboren o tengan relación directa con la compañía

Las políticas de protección de datos deberán ser integradas en los procesos internos de IMBOCAR S.A.S., en los cuales se recopilen datos personales, alineando con los requisitos establecidos por cada área para adoptar el procedimiento. No obstante, en atención a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, de estas políticas se excluyen las bases de datos de uso personal o doméstico, salvo cuando estas vayan a ser suministradas a un tercero, caso en el cual se deberá contar con la autorización de los titulares de la información que estén dentro de la base de datos, como las demás exclusiones que sean establecidas en la Ley.

3. Principios para el tratamiento de datos personales:

De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2013, los principios que rigen el Tratamiento de Datos Personales son::

4. Marco Legal:

Las políticas de protección de datos personales de la compañía se rigen por las normas definidas mediante el aplicativo https://sauce.rigs.com.co/login de manera interna y externa.

5. Definiciones:

Las siguientes definiciones se tendrán en cuenta para las presentes políticas como para el tratamiento de datos personales en la compañía.

6. Reglas generales para la protección de los datos personales:

Además de la implementación y búsqueda del cumplimiento de las políticas de protección de datos personales, dentro de IMBOCAR S.A.S. se observarán las siguientes reglas generales.

7. Requisitos para el tratamiento de datos sensibles:

Los datos sensibles a que se refiere la Ley 1581 de 2012, solo podrán ser tratados cuando:

8. Autorización de tratamiento de datos sensibles:

Para dar tratamiento permitido a datos personales sensibles, IMBOCAR S.A.S. deberá cumplir con las siguientes obligaciones en relación con la autorización que debe suministrar el titular:

9. Recolección de información personal y autorización del titular:

IMBOCAR S.A.S. hará saber al titular del dato de manera previa, expresa e informada a la autorización del tratamiento de sus datos personales, sobre la existencia y aceptación de las condiciones particulares del tratamiento de sus datos en cada caso, informándole los mecanismos y procedimiento que tiene para actualizarlos, rectificarlos o eliminarlos de las bases de datos con información personal o sensible.

Las personas que dentro de IMBOCAR S.A.S., en desarrollo de alguno de sus productos o servicios, recojan datos personales deben informar de manera clara y expresa al usuario, con el fin de obtener la autorización para el tratamiento de sus datos personales, la finalidad de este y el carácter voluntario de la autorización, conservando y haciendo gestión documental ya sea en soporte electrónico o físico de la prueba de dicha autorización.

10. Revocatoria de la autorización:

Los titulares de los datos personales podrán en cualquier momento solicitar a IMBOCAR S.A.S., la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de estos

La solicitud de supresión de la información no es procedente cuando el titular tenga un deber legal o contractual. El Titular tiene dos opciones para revocar su consentimiento:

Teniendo en cuenta lo anterior, es necesario que el titular al momento de solicitar la revocatoriaindique de manera clara y expresa si la revocación que requiere es total o parcial.

En todo caso, IMBOCAR S.A.S. no podrá exceder los plazos establecidos en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 para reclamaciones.

11. Tratamiento al que serán sujetos los datos personales en poder de IMBOCAR S.A.S.:

A los datos personales que reposen en ficheros, ya sean físicos o electrónicos, se les realizará un tratamiento, el cual consiste en las siguientes actividades

A) Recolección de información: IMBOCAR S.A.S. recolecta la información de los titulares, a partir de la implementación y diligenciamiento a través de los siguientes mecanismos:

Para personas externas a la compañía (clientes, proveedores, empleados, accionistas y visitantes de la compañía):

Los formatos de recolección de información deberán contener el aviso de privacidad el cual informará, la finalidad de la recolección, canales y mecanismos para quejas y reclamos, políticas de protección de datos, entre otros procedimientos.

B) Almacenamiento de la información de los titulares interesados: datos obtenidos del Titular, previa autorización expresa e informada, serán dispuestos en una base de datos o en un sistema informático creado para tal fin ya sea en forma física o automatizada, de forma que se garantizará su seguridad frente al acceso, confidencialidad y uso.

C) Envío de información al titular de los datos personales: A partir de la información disponible en IMBOCAR S.A.S., que contiene datos básicos de nombres, apellidos, teléfono, dirección de contacto (física o electrónica), registrados en la base de datos creada para tal fin, esta dará a conocer los eventos y/o publicaciones que son de interés para el grupo de Titulares registrados en la base de datos y seguirá estrictamente las finalidades para las cuales se le autorizó realizar el tratamiento.

D) Video vigilancia: Frente a los registros de video que se toman a través de las cámaras de video vigilancia, estos cuentan con la autorización respectiva para su tratamiento por parte de los titulares de la información, así mismo se almacenan en un sistema que cuenta con condiciones de seguridad estrictas y al cual solo tiene acceso personal del área de seguridad en cuya vinculación se firmó acuerdo de confidencialidad.

12. T. Finalidades con la que se efectúa la recolección de datos personales y tratamiento deestos:

La recolección y tratamiento de datos personales por parte de IMBOCAR S.A.S., relativa a sus clientes, empleados, accionistas y proveedores obedece a las finalidades descritas a continuación:

A) Frente a los empleados: Gestión de la relación laboral: esta finalidad incluye específicamente los pagos de salarios, el control de novedades laborales como incapacidades, permisos, el control de acceso y horario de trabajo del empleado, el control del personal activo de la compañía, las afiliaciones y aportes a seguridad social y cajas de compensación tanto de los empleados como de sus familiares, cuando a ello hubiere lugar.

Acciones de promoción, prevención, tratamiento para la gestión de riesgo en salud y/o frente a la propagación, contagio y control de riesgos biológicos, físicos, o químicos

B) Frente a los clientes: Cumplimiento de la relación contractual: esta finalidad incluye específicamente las actividades de creación del cliente, renegociaciones, manejo de datos para contacto del cliente con fines de calidad del servicio, como prestación de este.

Gestión comercial: esta finalidad incluye específicamente las invitaciones a eventos realizados por la Organización, la promoción de productos y servicios de IMBOCAR S.A.S.

C) Frente a los visitantes: Control de acceso: para los visitantes a las instalaciones de las distintas sedes de IMBOCAR S.A.S., la información que de ellos se recopila a través de la planilla de ingresos para visitantes, se tratará con la única finalidad de reacción, frente a incidentes de seguridad, gestión del riesgo frente a la prevención de la propagación, contagio y control de riesgos biológicos, físicos, o químicos, para la identificación de personas que hayan ingresado a las instalaciones de la Compañía

D) Frente a los proveedores:Contacto para cotizaciones, publicaciones de ofertas, como para la gestión de las relaciones comerciales que surjan, con el objeto de adquirir sus productos o servicios como insumos parael funcionamiento de la organización.

13. Limitaciones temporales al tratamiento de los datos personales:

IMBOCAR S.A.S. solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de las normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

14. Contratación, vinculación y nivel de riesgo:

A) Vinculación por contrato laboral:Para el ingreso de colaboradores nuevos con contrato laboral, es necesario que cada funcionario que empiece a realizar algún tipo de labor, manifieste conocer, aceptar y aplicar las políticas de protección de datos personales así como lo planteado en el Otrosí respectivo del contrato laboral titulada “AUTORIZACIÓN Y PROTECCIÓN DE DATOS”; de igual forma, se requiere la firma de la autorización correspondiente para el manejo de datos necesarios para el proceso de selección y los que se utilicen para desarrollo de la relación laboral.

El Proceso de Atracción del Talento deberá velar para que en cada incorporación de un nuevo funcionario, contratista o tercero se exija la firma y aceptación de la presente política como de los documentos que la complementen

B) Vinculación por prestación de servicios:Para las personas que se vinculan a IMBOCAR S.A.S. mediante prestación de servicios deberán aceptar la cláusula respectiva del contrato de prestación de servicios titulada “AUTORIZACIÓN Y PROTECCIÓN DE DATOS”.

C) Vinculación comercial: En los casos de proveedores o terceros con los que se desarrollen relaciones comerciales que involucren acceso, tratamiento, transmisión o transferencia de datos personales, se establecerá en los respectivos procesos por parte de las distintas áreas encargadas, las cláusulas, anexos, contratos, o procedimientos para asegurar la protección de la información y los datos personales en dichas relaciones, ya sea cláusula de protección de datos personales, de confidencialidad, contratos de transferencia y transmisión de información, entre otras.

Se podrá establecer un tipo de cláusulas especiales de acuerdo con el nivel del riesgo en el manejo de datos personales por parte de terceros, para esto se tendrá en cuenta los siguientes niveles de riesgo jurídico.

Riesgo Alto: Acuerdo de Confidencialidad, Cláusula de destrucción de la información, Cláusula de Violación de Datos Personales y daño informático, Cláusula de Auditoría de datos Personales, Cláusula Ley 1581 de 2012.

Riesgo Medio: Acuerdo de Confidencialidad, Cláusula de Violación de Datos Personales y daño informático, Cláusula Ley 1581 de 2012.

Riesgo Bajo: Acuerdo de Confidencialidad, Cláusula Ley 1581 de 2012.

15. Finalidades de la recolección de la información:

Las finalidades o propósitos para los cuales IMBOCAR S.A.S. recopila información personal son las siguientes:

16. Procedimiento para el ejercicio del derecho de hábeas data:

Los titulares cuya información se encuentre en bases de datos de propiedad de IMBOCAR S.A.S., o los terceros legitimados por ley o autorizados expresamente y por escrito por parte del titular, para el ejercicio de sus derechos de Actualización, Rectificación, Conocimiento o Supresión de su información personal podrán utilizar los siguientes mecanismos para el envío de su petición:

» Envío de petición escrita en medio físico a la dirección Carrera 52 No. 29ª-111 Oficina 314 centro mercantil, Medellín Colombia

» Enviar un correo manifestando de manera expresa su solicitud (conocer, actualizar, rectificar o suprimir sus datos personales) al correo atencionalusuario@imbocar.com.co

» Contacto telefónico a la línea 0624442888

Independientemente del medio utilizado para enviar la petición en ejercicio de los derechos aquí contemplados, la petición será atendida dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la recepción de la petición por parte del área Competente en los casos que se trate de una consulta, mientras que en los casos que se trate de reclamo se atenderá dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la recepción. El área competente informará al titular sobre la recepción de la petición.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si el reclamo o consulta del titular resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la petición para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.